Vollständiger Leitfaden für den normalen FanMailer-Alltag, von Kontakten bis Versand und Reporting.
FanMailer ist der Versand- und Kampagnenbereich von SPOZZ. Die Anwendung deckt den vollständigen Ablauf ab: Kontakte importieren, Zielgruppen definieren, Templates vorbereiten, Kampagnen versenden, Zustellung überwachen und Ergebnisse auswerten.
Wichtig ist die Grundlogik: FanMailer ist kein Ein-Klick-Tool. Nach dem Queueing läuft der Versand im Hintergrund weiter. Deshalb gehören Check Sending, Check Campaigns und Statistics & reports zum normalen Workflow.
Nach dem Login landest du im Dashboard. Normale Nutzer sehen die normalen Arbeitsbereiche. Admin-Funktionen erscheinen nur für Admin-Profile.
Wenn ein Link oder ein Bereich nicht sichtbar ist, liegt das normalerweise am Rollenscope und nicht an einem Darstellungsfehler.
Das Dashboard führt in der empfohlenen Reihenfolge durch den Prozess: E-Mail Settings, Upload Contacts, Set Receivers, Upload Images, Edit Templates, Send Mailing, Check Sending und Check Campaigns.
Für normale Kampagnen ist diese Reihenfolge sinnvoll, weil Absenderprofil, Kontakte, Template und Versandlogik zusammenpassen müssen.
Hier definierst du Absenderadresse, Namen, SMTP-Kontext und Testversand. Dieser Bereich muss sauber konfiguriert sein, bevor du echte Kampagnen startest.
Wenn Testsendungen hier schon nicht funktionieren, bringt es nichts, später im Send-Flow nach Fehlern zu suchen.
MaxDelivery steuert Warmup, Versandtempo und vorsichtige Zustellung. Gerade bei neuen Setups oder großen Kampagnen ist das wichtig, um Reputation nicht unnötig zu gefährden.
Hier importierst du Kontakte und bringst die Daten in eine brauchbare Struktur. Saubere Spalten, saubere Länderwerte, sinnvolle Tags und konsistente Sprachflags machen später fast alle anderen Schritte einfacher.
Set Receivers ist für Segmentierung gedacht. Dort baust du Filter, speicherst Receiver Lists und definierst Zielgruppen. Ein Dataset ist keine eingefrorene Kontaktkopie, sondern eine gespeicherte Definition.
Matching contacts werden live aus den aktuellen Kontaktdaten berechnet.
Manage Contacts ist für echte Datenmutation. Dort suchst, bereinigst, setzt Sprachen, änderst Flags und löschst Kontakte. Diese Seite ist bewusst von Set Receivers getrennt.
Löschen bedeutet echte Kontaktlöschung aus der Kontaktbasis, nicht nur Entfernen aus einem Dataset.
Hier lädst du Bilder hoch und pflegst Templates. Bilder sollten zuerst hochgeladen werden, damit du stabile URLs im Template hast. Danach bearbeitest du HTML, visuellen Editor oder Wizard-Entwürfe.
Importierte HTML- oder E-Mail-Templates werden beim Laden bereinigt. Typische Mail-Header, Forward-Blöcke sowie Outlook- und Word-Overhead werden so weit wie möglich entfernt, damit im Editor nur der eigentliche Newsletter-Inhalt übrig bleibt.
Der AI Template Wizard erzeugt einen ersten Draft. Er ersetzt nicht die fachliche Prüfung. Der sinnvolle Ablauf ist: Wizard oder Editor, dann Preview, Testsendung und erst danach Live-Versand.
Im Wizard-Modus bedeutet Keep structure, change details: Struktur behalten und Details anpassen. Allow bigger redesign erlaubt größere visuelle Umbauten. FanMailer blockiert dabei inzwischen stille Kürzungen: vorhandene Bilder, Links und wesentliche Inhaltsblöcke dürfen nicht einfach verschwinden, außer du verlangst das ausdrücklich.
Platzhalter wie {{first_name}}, {{last_name}} und {{email}} werden pro Empfänger ersetzt. Mit {{first_name|Friend}} definierst du einen Fallback, falls kein Vorname vorhanden ist.
Wenn du Bilder in der Bildverwaltung löschst, werden sie wirklich vom Server entfernt. Bilder, die noch in gespeicherten Templates verwendet werden, können deshalb nicht gelöscht werden, bevor das Template geändert oder entfernt wurde.
Der Footer ist Teil der Compliance. Der Unsubscribe-Link kann angepasst, aber nicht entfernt werden.
Auf Send Mailing wählst du Template und Dataset aus und entscheidest, ob sofort gequeued oder für später geplant wird. Vor dem Queueing prüfst du Empfängerzahl, Sprachabdeckung und Warmup.
Eine Testmail braucht kein Dataset. Das Dataset ist nur für echte Kampagnen nötig. Dadurch kannst du zuerst schnell eine Vorschau an dich selbst senden, ohne Empfänger zu queueen.
Queueing ist nicht dasselbe wie Sending. Sobald eine Kampagne gequeued wurde, läuft der eigentliche Versand im Hintergrund weiter.
Vor einem echten Live-Queueing zeigt FanMailer eine zusätzliche Bestätigung mit Betreff, Dataset und Empfängerzahl. Testmails sind davon nicht betroffen.
Diese Seite ist für die operative Überwachung. Hier siehst du Pending, Sending, Sent und Failed. Wenn etwas hängt, pausiert oder ungewöhnlich aussieht, ist das der erste Kontrollpunkt.
Hier schaust du auf abgeschlossene oder ältere Kampagnen. Die Seite ist für Rückblick, Ergebnisprüfung und Empfängerdetails gedacht. Dort siehst du, was tatsächlich herausging und wie die Kampagne performt hat.
Die Statistikseite zeigt Kennzahlen pro Template. Wichtig ist, dass Sends, Recips, Opens, Unique clicks und Total clicks nicht dasselbe messen. Deshalb können die Werte unterschiedlich aussehen, ohne dass die Seite falsch ist.
Unsubscribes und Bounces sind nicht nur Reporting, sondern echte Suppression-Logik. Hard und manuelle Bounces blockieren den weiteren Versand sofort. Bei Bounces ist der Scope wichtig: User-Seiten zeigen nur userbezogene Daten, Admin-Ansichten können global sein.
Admin Tools sind nicht für normale Nutzer gedacht. Dort liegen operatorische und systemweite Funktionen wie globale Bounce-Sicht, Language Cleanup und Language Research. Diese Werkzeuge greifen tiefer in Daten und Betrieb ein und sollten bewusst verwendet werden.
„Queued“ heißt nicht „komplett gesendet“. Richtig. Nach dem Queueing übernimmt der Hintergrundprozess.
Warum fällt eine Sprache auf Source zurück? Weil keine brauchbare Sprachvariante vorhanden ist oder die Variantenerzeugung fehlschlägt.
Warum stimmen Bounce- und Admin-Ansichten nicht immer überein? Weil der Scope unterschiedlich sein kann.
Use this checklist before every real send. It prevents the most common mistakes: wrong sender, wrong audience, unfinished template, missing language variant, and campaigns that were queued without a monitoring plan.
Campaign quality starts before the template is written. FanMailer can segment and route messages only as well as the contact data allows. The most valuable fields are email, first name, last name, country, language, tags, source, and any artist-specific grouping field.
After importing, inspect unusual rows. Empty emails, role addresses, malformed country values, duplicated contacts, and missing language fields should be fixed before segmentation. If you import contacts from several sources, use tags to keep the origin visible instead of mixing everything into one anonymous list.
Language is especially important for multilingual campaigns. Use short language codes such as en, de, es, fr, it, pt, or pl. If the language is unknown, leave it empty rather than guessing. A wrong language flag is worse than a fallback to the source version.
Set Receivers is the safest place to decide who should receive a campaign. Build the audience from positive criteria first, then add exclusions. For example: include fans from selected countries or tags, then exclude unsubscribed contacts, bounced addresses, test contacts, or languages that should not receive this campaign.
Always read the matching count as a live number. If contacts are edited after a dataset is saved, the result can change because the dataset stores the filter definition. This is intentional: it keeps recurring audiences current, but it also means you should review the count directly before queueing.
Use clear dataset names. A name such as DE_CH_AT_newsletter_active_fans is more useful than test 4. Good names make later campaign reviews much easier.
Upload images before editing the final template so that the HTML uses stable FanMailer image URLs. Avoid linking temporary local files or images from tools that may expire. After inserting images, preview the template on desktop and mobile widths and send a real test email to a normal inbox.
Placeholders personalize the message per recipient. Common placeholders are {{first_name}}, {{last_name}}, and {{email}}. Use a fallback when the field may be empty, for example {{first_name|Friend}}. Do not use placeholders in legal text unless you are sure the data exists for every recipient.
When using the AI Template Wizard, treat the result as a draft. Check that no image, call-to-action, link, price, date, or legal line disappeared. The wizard can speed up layout and copy work, but the sender remains responsible for the final campaign.
FanMailer can send language-specific template variants when recipient language data is available. The source template remains the fallback. This means that recipients with a supported language can receive a translated version, while recipients without a usable language flag receive the source version.
Before queueing, review every detected language variant from the send flow. Check the subject, greeting, button labels, footer, links, and any legal wording. A translated email should not only be linguistically correct; it must still match the offer, region, and call-to-action of the campaign.
If a target language falls back to source, the usual reasons are missing translation, invalid language code, unsupported language, or a translation generation error. Fix the template variant or contact data before sending if that language matters for the campaign.
Queueing creates the jobs that the background sender processes. It does not mean that every email has already been sent. A campaign can be pending, sending, paused, completed, or partially failed depending on sender configuration, warmup limits, remote mail responses, and suppression checks.
Use scheduling when the campaign should start later, but still prepare everything early. A scheduled campaign should be reviewed before the scheduled time, not at the last minute. If you change contacts or datasets after scheduling, recheck the expected recipient count.
Check Sending is the operational view. It is the first place to look when a campaign appears slow or stuck. Check Campaigns is the review view for completed or older campaigns. Statistics and campaign details are for performance analysis after delivery has actually happened.
Reporting numbers measure different things. Sent counts show messages that left the queue successfully. Recipient counts show the audience size. Opens depend on tracking pixels and can be blocked by privacy tools. Unique clicks count recipients who clicked at least once. Total clicks count all click events.
Do not judge a campaign from one metric alone. A low open rate may be caused by image blocking. A high click count can come from a small number of very active recipients. Bounce and unsubscribe numbers should be reviewed together with the audience source and the age of the contact list.
For multilingual campaigns, use the language split to understand which version was sent and how it performed. This helps separate content quality from audience composition.
Deliverability is built over time. Use clean lists, clear sender identity, realistic sending volume, useful content, and honest subject lines. Do not restart large sends immediately after many failures. First inspect bounces, suppression, sender settings, and warmup status.
Unsubscribes and bounces are operational controls, not cosmetic reports. A hard bounce means the address should not be mailed again. A manual bounce is an explicit block. Unsubscribed contacts must stay excluded from future campaigns unless there is a legitimate and documented reason to change that status.
Every campaign should make it clear who is sending, why the recipient receives the message, and how the recipient can unsubscribe. Keeping that logic intact protects both the sender and SPOZZ.